• пн.-пт. 10.00 - 21.00
  • сб.-вскр. 11.00 - 16.00
  • ул. Заводская, 10, 2 этаж
  • (2 мин от ст.м. Пролетарская)
Консультации психологов в Минске и онлайн, тренинги, семинары

Как руководителю правильно управлять своим временем: 7 главных принципов тайм-менеджмента

Современный руководитель каждый день сталкивается с бесконечной чередой дел, задач, проблем и в той или иной степени ощущает дефицит времени, давление сроков, спешку и, как следствие, неизбежный стресс. Можно ли эффективно управлять своим временем и как этому научиться?

Конечно, в прямом смысле управлять временем (Time Management (англ.) — «управление временем») невозможно. Настоящая функция тайм-менеджмента — использовать время своей жизни с максимальной эффективностью. Более точное определение понятия «тайм-менеджмент» можно обозначить как учет, распределение и оперативное планирование временных ресурсов.

Научившись управлять своим временем, руководитель может позволить себе наиболее эффективно решать текущие задачи. Тайм-менеджмент дает возможность упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца), чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы.

Тайм-менеджмент включает:

  • строгий учет времени;
  • оптимизацию временных ресурсов;
  • планирование дня (недели, месяца или другого отрезка времени);
  • организацию мотивации.

Управляем временем: 7 главных принципов тайм-менеджмента

Перейдем к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть.

Принцип 1. Планируем свои действия. Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Даже если ваши действия как руководителя строго регламентированы должностной инструкцией, всегда необходимо иметь заранее составленный план — это поможет более эффективно и оперативно справляться с работой.

Лучше всего прописывать цели. Пока на бумаге (или в электронном варианте) не обозначена ваша цель — ее не существует.

Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач: не беритесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Оставляйте определенный резерв времени на форс-мажорные ситуации.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи. Необходимо научиться четко формулировать основную цель и уметь разбивать ее на более конкретные и локальные задачи, то есть формулировать конечный результат. Например, не только «подготовиться и провести совещание», но и «принять на совещании решения по следующим вопросам…». Напишите, что вы хотите получить по итогу реализации той или иной задачи.

Существует профессиональный инструмент для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании, именуемый принципом SMART. Согласно данному принципу цель должна быть:

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определенный период (Attainable);
  • актуальной или истинной — необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий. После того как вы разбили крупные задачи на более мелкие, возле каждой необходимо прописать сроки выполнения, продолжительность во времени и очередность.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты. Своевременно и четко определить главную цель необходимо и правильно, но главная задача — это двигаться к ее достижению, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «АБВГД»: «А» — самое важное дело текущего дня, «Б» — менее важное, «В» —задача средней значимости и т.д. Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоемкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от ее выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра, тем самым создавая постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполняться практически сами собой.

Еще один инструмент для эффективной расстановки приоритетов — Матрица Эйзенхауэра. Политический и военный деятель, 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным. Он предложил разделять все текущие дела на 4 категории. Можно внедрить эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Первая категория: срочные и важные — это первостепенные задачи руководителя, их следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит — их нужно делать самому и немедленно. По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», долго находиться в котором чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Вторая категория: важные дела, не являющиеся срочными. Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно. Совет: не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Третья категория: срочные и не очень важные дела — дела, которые могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи руководитель может перепоручать подчиненным.

Четвертая категория: несрочные и неважные — дела, которые можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном. Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, — важнейший практический навык руководителя, овладев которым вы сможете решить приоритетные задачи. Чтобы второстепенные дела не сказывались на личной результативности, необходимо научиться конкретным техникам управления временем.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени — делегирование. Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансовых и временных затрат) предоставить другим, нужно делегировать. И в профессиональной сфере, и в личной. Важно помнить, что руководитель должен организовывать, координировать, поручать и контролировать результат, а не выполнять работу за подчиненных! Чем выше стоимость его личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время». К примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением (читать, прослушивать аудиокниги и т.п.).

Кроме того, научитесь говорить «нет». Часто в погоне за всеобщим одобрением и признанием мы не умеем отказывать и берем на себя слишком много функций и обязанностей, что отнимает драгоценное время. Научитесь говорить «нет» всему тому, что вы делать не должны и не хотите.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента. Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Принцип 7. Планируйте отдых. В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, планируйте его так же, как и бизнес-задачи. Для управления временем полноценный отдых — важнейший элемент успеха.

Применяя эти несложные принципы управления временем, вы вскоре заметите, что ваша эффективность как руководителя только растет. Время — невосполняемый ресурс и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 1 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии. Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для того, что для нас действительно важно.

матрица.png



Янина Коновко, профессиональный психолог-практик, магистр психологических наук.

Специалист, с истинным желанием помогать, умеющий мягко и бережно привести к решению проблем и более глубокому познанию себя.
Клиенты говорят о ней: «Специалист с большой буквы», «Можно довериться, как никому другому», «Сильная, заряжающая энергетика», «Объективна и компетентна», «Опытный психолог».

Стоимость консультации психолога Янины Коновко:

от 50 белорусских рублей/50 минут (1500 российских рублей/21 доллар)
Очно в Минске или онлайн по Viber/Skype/Whatsapp.